自主企画について

自主企画についてのQ&Aです。

質問: 自主企画とは?
答え

SF大会のプログラムの大部分は参加者の方が企画されたものです。これを自主企画と呼んでいます。

自主企画の会場費および一部の機材費はSF大会の参加費によって賄われます。

実行委員会より主催者および出演者への出演料や交通費・宿泊費は原則として支払われません。
これらの費用につきましては、主催者で処理願います。

質問: 自主企画を行いたいのですが、実施までの流れはどうなっていますか?
答え
  1. 主催者はSF大会に参加登録を行っていただきます。
  2. 主催者は公式サイトの自主企画申し込みページから申し込みを行なっていただきます。
    大規模なものや特殊な対応が必要なものについては別途事情を伺います。
  3. 実行委員会のスタッフでなくても自主企画を主催することはできますが、スタッフとなっていただくことにより、実施可否やタイムテーブル調整などの決定プロセスに参画することができます。
    ※スタッフの方にはご自分の主催される企画以外のお手伝いもお願いすることがありますのでご協力ください。
  4. 4月末までに実施の可否を実行委員会から連絡いたします。
  5. 主催者は、出演者と内容について具体的な打ち合わせを行なっていただきます。
  6. 主催者は、Webサイトおよび当日配布物に掲載する紹介原稿を作成していただきます。
  7. 6月末までに実施日時が確定し、実行委員会より主催者に最終確認を行います。
  8. 実行委員会より出演者に実施日時の連絡を行います。
  9. 実行委員会および主催者により機材の手配を行います。
  10. 大会当日に自主企画を実施します。
質問: 出演者と面識がないのですが、どのように交渉したらいいですか?
答え

主催者の方はプログラムの概要、出演して欲しい理由を記載した出演依頼をご用意ください。具体的な内容につきましては、実行委員会の担当者にご相談ください。主催者の方が実行委員会のスタッフになっていただき、自ら担当者として交渉されることも可能です。

ゲストの基準に合致する方につきましては、実行委員会よりゲストとして招待いたします。
ゲストではないSF大会の参加者につきましては、実行委員会より連絡いたします。

出演者の承諾をいただけた時点で、主催者の方を出演者に紹介いたします。

質問: 知人に出演を依頼したいのですが、どのように交渉したらいいですか?
答え

SF大会をご存知でない場合には、SF大会について説明をしてください。
公式の資料が必要な場合には実行委員会にお申し付けください。

実行委員会が主催するプログラム(公式企画)ではなく、ご自身で主催されるプログラム(自主企画)であることをお伝え下さい。

プログラムの実施が実行委員会により承認される以前には、調整中である旨を必ずお伝え下さい。

出演者の方がゲストとしての条件に当てはまると思われる場合には、お申込み時にゲスト申請欄にチェックをしてください。
実行委員会より承認されましたらご招待できるとお伝え下さい。
招待状を送付いたしますので、出演者のご連絡先を実行委員会にお知らせください。
実行委員会の承認なしに、ゲストとして招待するとの約束をしないでください。
無断で招待の約束をされた場合、出演者の参加費を主催者にお支払いして頂く場合もございます。

質問: 必要な機材は、どのように準備したらいいですか?
答え

実行委員会では無料で以下の機材を用意いたします。

  1. 出演者用のマイク
    ※部屋のサイズに合わせて用意します。出演者全員に一本づつは用意できません。特別な事情で出演者の人数分のマイクが必要な場合はご相談ください。
  2. プロジェクター、または大型テレビ
    映像入力端子は、パソコン用端子(D-Sub15P)およびビデオ端子(RCA端子及びS端子)です。
    音声入力端子は、ミニサイズピンプラグおよびRCA端子です。
    D端子,DVI,HDMI等には原則として対応しておりません。また、Macintoshや小型ビデオカメラ等に使用されている特殊な形状の端子には対応しておりませんので、変換アダプタをご用意ください。
  3. DVDプレーヤー
  4. ホワイトボード
  5. A4サイズの紙
  6. 黒のサインペン
  7. 出演者用の飲料水
    ※飲料水以外の茶菓子や弁当が必要な方はご相談ください。実費にて承ります。
    ※ご参考:もみじまんじゅう一個120円。幕の内弁当一個700円程度

以下の機材および設備については、検討のうえ可能であれば用意いたします。
機材の種類によってはレンタルに必要な実費をお支払い頂く場合もございます。

  1. 客席用のマイク
  2. 書画カメラ・実物投影機・映写機等の特殊な映像機器
  3. ブルーレイ等の高画質の映像設備
  4. 高音質の音響設備
  5. インターネット接続回線

軽印刷機・コピー機については実行委員会が設置するものを実費にてご利用になれます。
その他の機材が必要な場合は、主催者でご用意ください。
パソコン・プリンタにつきましてはドキュメント印刷等のため一時的にお貸しすることはできますが、専有して使用可能なものにつきましては用意いたしませんので、主催者でご用意ください。

実費の金額につきましては、会場の附属設備利用料金の3時間料金を目安にしてください。

大会参加者全員を対象とした印刷物の発行や投票など、参加者のコミュニケーションの促進につながるプログラムを企画される場合には、機材や印刷費の援助が出来る場合がございますので、ご相談ください。